Semenjak kehadiran internet, komunikasi menjadi hal yang sangat mudah, murah, dan cepat. Jika dahulu manusia biasa mengirim surat melalui jasa pos atau kurir, maka dengan hadirnya internet hal tersebut sudah bisa dilakukan melalui surat elektronik (e-mail: electronic mail). E-mail mulai dikenal secara umum pada tahun 1980-an, dan sekarang sudah menjadi trend atau kebutuhan bagi kebanyakan perusahaan atau pribadi.

Alasan digunakan e-mail sebagai sarana komunikasi utama adalah karena faktor kecepatan dan biaya. E-mail yang ditulis dan dikirimkan dapat langsung diterima oleh orang yang kita tuju hanya dalam hitungan menit bahkan detik! Selain itu biaya yang dibutuhkan untuk berkirim surat elektronik hanya sebesar tarif internet yang digunakan. Perusahaan-perusahaan umumnya memakai koneksi internet tanpa batas waktu (unlimitted) dimana akan jauh menghemat biaya komunikasi melalui e-mail dan sekaligus bisa digunakan untuk keperluan browsing (menjelajah web).

Untuk mengirim atau membaca e-mail bisa melalui 2 (dua) cara, yakni :
- memakai browser seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox
- memakai program e-mail agent seperti Outlook Express atau Mozilla Thunderbird

Outlook Express sudah tersedia di sistem operasi Windows yang kita pakai. Kenapa kita memakai Outlook Express? Alasannya, karena kita bisa membaca e-mail yang pernah masuk meski saat itu kita sedang tidak terhubung ke internet (istilahnya: bekerja secara offline). Hal ini bisa menghemat biaya pemakaian internet, karena kita bisa membaca-baca arsip e-mail yang mungkin belum sempat dibaca tanpa perlu online. Untuk Windows XP bisa ditemukan di START – All Programs – Outlook Express. Gambarnya seperti ini

Outlook

Saat pertama kali anda meng-klik program tersebut, akan muncul form setting awal seperti berikut : (tiap kali selesai mengisi satu form, klik tombol Next)

Isikan nama anda. Misal: Adi Murvianto

Isikan alamat e-mail anda. Misal: adixyz@yahoo.co.id

Isikan server POP3 dan SMTP

Isikan Username dan Password

Selesai! Klik tombol Finish

Jika anda mendaftar di layanan e-mail Yahoo (dalam contoh ini menggunakan yahoo.co.id) maka ada setting tambahan yang harus dilakukan seperti berikut:

Buka menu Tools - Accounts

Pilih tab Mail. Lalu klik 2x di Account yang hendak diedit

Klik di bagian yang dilingkari warna merah

Setelah itu klik tombol OK. Anda akan jumpai lagi form Internet Accounts, klik tombol Close untuk menutupnya. Sampai disini setting sudah selesai dan anda bisa mulai berkirim surat menggunakan Outlook Express.

Berikut penjelasan mengenai Outlook Express :

Tombol fungsi Outlook Express

Create Mail (lingkaran Merah) : untuk menulis e-mail baru
Send/Recv (lingkaran Biru) : untuk memeriksa apakah ada e-mail yang masuk
Inbox (lingkaran Hijau) : kotak surat berisi e-mail yang masuk
Sent Items (lingkaran Cyan) : berisi e-mail yang pernah kita kirim

Misalkan kita ingin mengirim e-mail kepada kawan atau relasi, langkah-langkahnya sebagai berikut :
1.) Klik tombol Create Mail
2.) Akan tampil form seperti ini

Form untuk menulis e-mail baru

3.) Di bagian To: anda ketikkan alamat e-mail orang yang dituju
4.) Di bagian Cc: anda ketikkan alamat e-mail lain, biasanya sebagai tembusan
5.) Jika anda bermaksud mengirim ke lebih 1 orang maka alamat-alamat dipisahkan dengan titik-koma (;). Misal: joni@abc.com; ahmad@xyz.com
6.) Subject diisi perihal berita yang disampaikan
7.) Kemudian anda bisa mulai mengetik email seperti terlihat di contoh diatas
8.) Setelah selesai mengetik email yang dimaksud, klik tombol Send (di gambar tersebut dilingkari warna Merah)
9.) Apabila anda bermaksud mengirimkan file Excel atau file lain sebagai lampiran, maka klik tombol Attach (di gambar tersebut dilingkari warna Hijau). Kemudian pilih file yang hendak dilampirkan, lalu klik tombol Attach
10.) Proses pengiriman selesai!

Tips/etika berkirim e-mail:
# Jangan mengirim lampiran dengan size besar. Ada baiknya anda ZIP dulu file lampiran yang akan dikirim untuk memperkecil ukurannya.
# Selalu isikan Subject. Jangan biarkan kosong.
# Jangan gunakan HURUF KAPITAL secara berlebihan, karena huruf kapital memberikan kesan anda sedang BERTERIAK atau MARAH.
# Berikan salam penutup dan identitas anda dengan jelas di bagian akhir e-mail