Program pembaca e-mail Microsoft Outlook memiliki kelemahan jika ukuran file telah mencapai 2 GB (Gigabyte). Jika suatu saat anda tidak bisa membuka Outlook dan mendapat pesan error yang bunyinya kira-kira seperti ini:

“Errors have been detected in the file ‘file_path’. Quit all mail-enabled applications, and then use the Inbox Repair Tool.”

itu berarti telah terjadi kerusakan pada file data email.

Sebagai informasi, Microsoft Outlook memakai sebuah file dengan format PST (Personal Folder Files) yang digunakan untuk menyimpan data Outlook, termasuk file mailbox, folder email, contact, dan data personal lain yang berhubungan dengan Microsoft Outlook. Sampai dengan Microsoft Outlook 2002 (XP), file PST menggunakan format dari American National Standards Institute (ANSI), yang memiliki batasan ukuran file 2 GB (Gigabyte). Sedangkan mulai dari Microsoft Outlook 2003, file PST menggunakan format UNICODE yang memiliki batasan file lebih dari 20 GB. Secara default, Microsoft Outlook menyimpan file-file PST di lokasi “C:\Documents and Settings\USER_NAME\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\”, dimana USER_NAME adalah nama login Windows anda. Nama file PST default untuk mailbox yang aktif adalah OUTLOOK.PST sedangkan untuk file archive disimpan di ARCHIVE.PST.

Ketika file PST mengalami kerusakan, Microsoft Outlook akan mencoba untuk memperbaikinya secara otomatis. Saat anda membuka Outlook, anda akan melihat window yang menginformasikan bahwa Outlook sedang mencoba untuk memperbaiki mailbox anda. Namun adakalanya Outlook tidak bisa memperbaiki kerusakan tersebut, sehingga anda membutuhkan Inbox Repair Tool external. Yang perlu diperhatikan, Inbox Repair Tool hanya dapat bekerja jika file PST rusak akibat Outlook itu sendiri atau mengalami corrupt akibat ada masalah di harddisk.

Microsoft Inbox Repair Tool adalah sebuah program yang bernama SCANPST.EXE. Secara default, Microsoft Outlook akan menginstall file tersebut di dalam folder Program Files, tepatnya di ‘C:\Program Files\Common Files\System\MSMAPI\1033′. Jika anda tidak bisa menemukannya, dapat juga download [DISINI]. Pastikan Microsoft Outlook tidak sedang terbuka ketika anda hendak menjalankan Inbox Repair Tool.

Setelah Inbox Repair Tool dijalankan, pilih file PST anda dengan cara menekan tombol Browse. Ingat, lokasi defaultnya ada di “C:\Documents and Settings\USER_NAME\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\”, dimana USER_NAME adalah nama login Windows anda. Lalu klik tombol START. Sebelumnya, pastikan opsi “Make backup of scanned file before repairing” telah dicontreng. Setelah proses selesai, silakan buka kembali Outlook anda.

Jika Inbox Repair Tool gagal memperbaiki file

• Jika anda menggunakan Microsoft Outlook 9x, 2000 atau 2002 dan Inbox Repair Tool menampilkan pesan error: “Fatal Error: 80040900″ itu berarti file PST melebihi ukuran 2 GB. Untuk mengatasinya, lihat artikel Microsoft ini.
• Jika anda menggunakan Microsoft Outlook dalam lingkungan Corporate atau Workgroup, maka gunakan Inbox Repair Tool with Corporate or Workgroup option.
• Coba gunakan Easy Recovery File Repair
• Tool lain yang cukup ampuh: Stellar Phoenix Outlook PST Repair Software