Program pembaca e-mail Microsoft Outlook memiliki kelemahan jika ukuran file telah mencapai 2 GB (Gigabyte). Jika suatu saat anda tidak bisa membuka Outlook dan mendapat pesan error yang bunyinya kira-kira seperti ini:

“Errors have been detected in the file ‘file_path’. Quit all mail-enabled applications, and then use the Inbox Repair Tool.”

itu berarti telah terjadi kerusakan pada file data email.

Sebagai informasi, Microsoft Outlook memakai sebuah file dengan format PST (Personal Folder Files) yang digunakan untuk menyimpan data Outlook, termasuk file mailbox, folder email, contact, dan data personal lain yang berhubungan dengan Microsoft Outlook. Sampai dengan Microsoft Outlook 2002 (XP), file PST menggunakan format dari American National Standards Institute (ANSI), yang memiliki batasan ukuran file 2 GB (Gigabyte). Sedangkan mulai dari Microsoft Outlook 2003, file PST menggunakan format UNICODE yang memiliki batasan file lebih dari 20 GB. Secara default, Microsoft Outlook menyimpan file-file PST di lokasi “C:\Documents and Settings\USER_NAME\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\”, dimana USER_NAME adalah nama login Windows anda. Nama file PST default untuk mailbox yang aktif adalah OUTLOOK.PST sedangkan untuk file archive disimpan di ARCHIVE.PST. Read More…

Untuk membackup data Contacts atau Address Book di Outlook Express dapat dilakukan dengan cara berikut :

1. Pilih menu File > Export > Address Book
2. Pilih Text File (Comma Separated Values) supaya nanti terbentuk file CSV
3. Klik tombol [Export]
4. Ketikkan nama file yang akan menampung hasil backup (misal: D:\Data\kontak.csv) atau anda dapat gunakan tombol Browse untuk memilih folder yang dikehendaki
5. Setelah itu klik tombol [Next]
6. Akan tampil opsi untuk memilih field yang hendak diexport – biarkan saja default yang ada. Klik tombol [Finish]
7. Selesai.

Sedangkan untuk mengembalikan (restore) hasil backup tadi, caranya:

1. Buka Outlook Express
2. Pilih menu File > Import > Other Address Book
3. Pilih Text File (Comma Separated Values)
4. Klik tombol [Import]
5. Lalu klik tombol [Browse] untuk memilih file hasil backup tadi
6. Kemudian klik tombol [Next]
7. Terakhir klik tombol [Finish]
8. Jika terdapat duplikat contact yang sudah ada, akan ditampilkan peringatan. Klik saja tombol [No To All] untuk melewatinya.

Berikut ini tips kilat untuk membackup email anda di Outlook Express :

1. [Cek folder penyimpan data email]
   > Buka menu Tools – Options
   > Klik tab Maintenance
   > Klik tombol Store Folder (lihat gambar dibawah)
   
2. [Zip file data email]
   > Blok text yang ada di kotak Store Location tersebut
   > Lalu Copy – Paste ke Windows Explorer untuk membuka folder tempat penyimpanan e-mail
   > Setelah itu ZIP-lah semua file yang ada disitu
3. [Selesai]
   > Simpan file zip yang telah terbentuk ke sebuah folder atau simpan ke CD/DVD

Sedangkan untuk mengembalikan (restore) hasil backup tersebut atau jika ingin memindah ke komputer lain, gunakan cara ini:

1. Extract file zip yang telah dibuat tadi ke sebuah folder (misal: D:Outlook_Data)
2. Masuk ke Outlook Express
3. Buka menu Tools – Options – Maintenance (seperti langkah2 diatas)
4. Klik tombol [Store Folder]
5. Lalu klik tombol [Change]
6. Pilih folder yang dimaksud (di point no. 1)
7. Tutup Outlook Express, lalu buka lagi
8. Selesai.

Anda mungkin sudah terbiasa berkirim email dengan Outlook. Untuk data skala kecil menggunakan Outlook memang solusi yang paling cepat dan mudah, karena Outlook sudah tersedia saat kita menginstall Windows. Namun jika data email anda sudah membengkak menjadi ratusan megabyte, maka kemungkinan anda akan sering mengalami masalah saat menggunakan Outlook. Solusinya anda harus rajin melakukan backup email anda, atau memisahnya menjadi identitas baru (lewat menu File – Identities – Add New Identity).

Thunderbird bisa menjadi solusi alternatif email client untuk menggantikan Outlook. Meskipun freeware (gratis) namun performa Thunderbird tidak perlu diragukan. Produk Mozilla ini terkenal lebih stabil dan aman, jika komputer anda terhubung ke internet maka tiap kali ada update program otomatis Thunderbird akan menginformasikan kepada anda untuk mengupgrade ke versi yang terbaru.

Selain itu, Thunderbird juga dilengkapi kemampuan untuk memfilter email yang dianggap spam (junk mail). Menu Filter yang ada juga bisa dipakai untuk memisah-misah email ke dalam folder-folder tertentu (sangat bermanfaat jika anda mengikuti beberapa milis, email dari milis-milis tertentu bisa langsung masuk ke folder-folder yang anda tentukan).

Sekarang mari kita mulai langkah-langkah penggunaan Thunderbird:

1. Download Thunderbird dari sini
2. Buka file hasil download tersebut untuk melakukan instalasi
3. Setelah proses instalasi selesai, jalankan Thunderbird
4. Anda akan diminta untuk mengisikan keterangan setting account email anda
5. Pilih Email account atau Gmail (jika anda memakai Gmail)
6. Klik [Next]. Isikan Nama dan Alamat email anda
7. Klik [Next]. Pilih tipe server (umumnya memakai POP)
8. Isikan alamat server di bagian Incoming Server (misal: untuk email yang dibuat di yahoo.co.id maka isikan pop.mail.yahoo.co.id)
9. Klik [Next]. Isikan username anda (nama account waktu anda membuat account email)
10. Klik [Next]. Beri nama untuk settingan ini

Jika anda hendak mengubah settingan yang telah dibuat, buka menu Tools lalu submenu Account Settings. Untuk membuat setting server SMTP (server yang digunakan untuk proses pengiriman email keluar), maka klik di pilihan Outgoing Server. Lalu klik tombol [Add]. Tampilan seperti berikut:

Setting SMTP Thunderbird

Jika anda menggunakan lebih dari satu email account, maka masing-masing account bisa memiliki SMTP server yang berbeda. Untuk menentukan SMTP server mana yang hendak dipakai untuk sebuah account, klik di nama Account yang hendak diset, lalu di Outgoing Server (yang terletak di sebelah kanan layar) pilih SMTP server yang sesuai.

Google adalah perusahaan yang bermarkas di Mountain View, California di sebuah kantor yang diberi nama Googleplex. Sejarah berdirinya Google dimulai pada Januari 1996, saat dua mahasiswa Universitas Stanford California yakni Larry Page dan Sergey Brin merancang mesin pencari yang dinamakan BackRub.

Layanan Google yang banyak dipakai oleh user adalah Google Mail atau GMail yang menyediakan email gratis berbasis web. Selain itu Google memiliki banyak sekali layanan yang dapat dilihat di website mereka disini.

Untuk membuat account email gratis di GMail, ikuti langkah2 berikut:
1. Buka Internet Explorer atau Firefox lalu masuk ke www.gmail.com
2. Klik Sign up for Gmail

Create Account

3. Isikan Nama Awal (First Name) dan Nama Belakang (Last Name) serta nama account email yang dikehendaki, kemudian klik tombol Check Availability untuk memastikan nama account yang anda pilih masih tersedia (belum digunakan orang lain). Masukkan password yang menggunakan variasi huruf besar – huruf kecil – dan angka untuk mendapatkan kombinasi password yang kuat dan tidak mudah ditebak.

Pertanyaan Keamanan

4. Pilih jenis pertanyaan (Security Question) yang bermanfaat jika suatu saat anda lupa password, anda akan ditanyai pertanyaan ini yang harus dijawab sesuai dengan jawaban yang anda masukkan di kolom Answer.
5. Terakhir, isikan verifikasi di bagian Word Verification. Setelah itu klik tombol [I Accept. Create My Account]
6. Jika semua lancar, akan tampil halaman baru. Lihat di sebelah kanan atas, klik [i'm ready - show me my account]
7. Proses pembuatan account GMail sudah selesai!

Mengakses account email Gmail lewat Outlook atau Thunderbird
E-mail Google dapat diakses melalui protocol POP3 atau IMAP. Caranya sebagai berikut:
1. Lihat di kanan atas – klik [Settings]
2. Pilih opsi [Forwarding and POP/IMAP]
3. Di bagian IMAP Access, klik opsi [Enable IMAP]
4. Lalu klik tombol [Save Changes]
5. Untuk langkah-langkah setting di Outlook silakan klik link ini
6. Untuk setting e-mail client yang lain, termasuk Thunderbird, Blackberry, iPhone, Symbian silakan klik link ini

Artikel yang berkaitan :
Email Gratis Dari Yahoo

Yahoo adalah perusahaan Amerika yang kantor pusatnya berada di Sunnyvale, California (di Silicon Valley), yang menyediakan layanan internet global. Salah satu layanan yang cukup populer adalah Yahoo Mail, sebuah layanan email gratis berbasis web. Pada versi terbaru dari Yahoo Mail terdapat fitur Chat, yang memungkinkan anda chatting dengan orang yang ada di daftar alamat Yahoo anda yang sedang online. Selain itu, kapasitas Yahoo Mail sekarang tidak terbatas! Sehingga anda tidak perlu takut kekurangan space untuk menampung email anda.

Email yang ada di Yahoo selain dapat dibaca secara online, juga dapat dibaca secara offline. Artinya, anda tidak harus terhubung dengan internet untuk dapat membaca email-email yang sudah masuk di kotak surat Yahoo anda. Caranya dapat anda lihat disini. Untuk dapat memanfaatkan fasilitas tersebut, ada beberapa langkah yang harus dilakukan. Berikut ini langkah-langkah yang harus dilakukan mulai dari awal pembuatan account. Jika anda sudah punya account Yahoo, dapat langsung mulai dari langkah #6.

1. Buka Internet Explorer atau Firefox. Ketikkan di Address Bar alamat berikut ini http://mail.yahoo.co.id
2. Lihat di bagian bawah – kanan.
   

   Membuat account baru

   Ada link Daftar untuk membuat account baru. Klik link tersebut.

3. Selanjutnya akan tampil halaman yang berisi informasi pribadi. Silakan anda lengkapi semua informasi yang ada di halaman tersebut. Pastikan id yahoo anda berakhiran @yahoo.co.id karena jika anda menggunakan @yahoo.com maka anda tidak bisa mengaktifkan option untuk mendownload email (pop3). Dan isikan kode yang ada di bagian bawah. Kode tersebut mungkin agak susah dibaca, jadi harus anda amati baik-baik. Fungsi dari kode tersebut untuk menghindari pembuatan account massal secara otomatis yang biasa digunakan oleh para spammers.
   

   Langkah akhir

   Akan tetapi jika kode yang tampil terlalu susah dibaca, anda bisa klik tombol refresh (diberi lingkaran Hijau) untuk mendapatkan kode lain. Jangan lupa klik di option Anda setuju?

4. Setelah lengkap, klik tombol Buat Akun Saya. Maka proses pembuatan account Yahoo Mail anda sudah selesai.
5. Klik tombol Lanjutkan
6. Klik menu Opsi (ada di sebelah atas – kanan)
7. Klik menu Akses dan Penerusan POP
8. Lalu aktifkan option Akses Web & POP
   

   Akses Web & POP

9. Klik tombol Simpan.
10. Selesai! Selanjutnya anda bisa menggunakan program pembaca email seperti Outlook Express untuk berkirim email memakai account Yahoo Mail anda. Tutorialnya dapat dibaca disini.

Semenjak kehadiran internet, komunikasi menjadi hal yang sangat mudah, murah, dan cepat. Jika dahulu manusia biasa mengirim surat melalui jasa pos atau kurir, maka dengan hadirnya internet hal tersebut sudah bisa dilakukan melalui surat elektronik (e-mail: electronic mail). E-mail mulai dikenal secara umum pada tahun 1980-an, dan sekarang sudah menjadi trend atau kebutuhan bagi kebanyakan perusahaan atau pribadi.

Alasan digunakan e-mail sebagai sarana komunikasi utama adalah karena faktor kecepatan dan biaya. E-mail yang ditulis dan dikirimkan dapat langsung diterima oleh orang yang kita tuju hanya dalam hitungan menit bahkan detik! Selain itu biaya yang dibutuhkan untuk berkirim surat elektronik hanya sebesar tarif internet yang digunakan. Perusahaan-perusahaan umumnya memakai koneksi internet tanpa batas waktu (unlimitted) dimana akan jauh menghemat biaya komunikasi melalui e-mail dan sekaligus bisa digunakan untuk keperluan browsing (menjelajah web).

Untuk mengirim atau membaca e-mail bisa melalui 2 (dua) cara, yakni :
- memakai browser seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox
- memakai program e-mail agent seperti Outlook Express atau Mozilla Thunderbird

Outlook Express sudah tersedia di sistem operasi Windows yang kita pakai. Kenapa kita memakai Outlook Express? Alasannya, karena kita bisa membaca e-mail yang pernah masuk meski saat itu kita sedang tidak terhubung ke internet (istilahnya: bekerja secara offline). Hal ini bisa menghemat biaya pemakaian internet, karena kita bisa membaca-baca arsip e-mail yang mungkin belum sempat dibaca tanpa perlu online. Untuk Windows XP bisa ditemukan di START – All Programs – Outlook Express. Gambarnya seperti ini

Outlook

Saat pertama kali anda meng-klik program tersebut, akan muncul form setting awal seperti berikut : (tiap kali selesai mengisi satu form, klik tombol Next)

Isikan nama anda. Misal: Adi Murvianto

Isikan alamat e-mail anda. Misal: adixyz@yahoo.co.id

Isikan server POP3 dan SMTP

Isikan Username dan Password

Selesai! Klik tombol Finish

Jika anda mendaftar di layanan e-mail Yahoo (dalam contoh ini menggunakan yahoo.co.id) maka ada setting tambahan yang harus dilakukan seperti berikut:

Buka menu Tools - Accounts

Pilih tab Mail. Lalu klik 2x di Account yang hendak diedit

Klik di bagian yang dilingkari warna merah

Setelah itu klik tombol OK. Anda akan jumpai lagi form Internet Accounts, klik tombol Close untuk menutupnya. Sampai disini setting sudah selesai dan anda bisa mulai berkirim surat menggunakan Outlook Express.

Berikut penjelasan mengenai Outlook Express :

Tombol fungsi Outlook Express

Create Mail (lingkaran Merah) : untuk menulis e-mail baru
Send/Recv (lingkaran Biru) : untuk memeriksa apakah ada e-mail yang masuk
Inbox (lingkaran Hijau) : kotak surat berisi e-mail yang masuk
Sent Items (lingkaran Cyan) : berisi e-mail yang pernah kita kirim

Misalkan kita ingin mengirim e-mail kepada kawan atau relasi, langkah-langkahnya sebagai berikut :
1.) Klik tombol Create Mail
2.) Akan tampil form seperti ini

Form untuk menulis e-mail baru

3.) Di bagian To: anda ketikkan alamat e-mail orang yang dituju
4.) Di bagian Cc: anda ketikkan alamat e-mail lain, biasanya sebagai tembusan
5.) Jika anda bermaksud mengirim ke lebih 1 orang maka alamat-alamat dipisahkan dengan titik-koma (;). Misal: joni@abc.com; ahmad@xyz.com
6.) Subject diisi perihal berita yang disampaikan
7.) Kemudian anda bisa mulai mengetik email seperti terlihat di contoh diatas
8.) Setelah selesai mengetik email yang dimaksud, klik tombol Send (di gambar tersebut dilingkari warna Merah)
9.) Apabila anda bermaksud mengirimkan file Excel atau file lain sebagai lampiran, maka klik tombol Attach (di gambar tersebut dilingkari warna Hijau). Kemudian pilih file yang hendak dilampirkan, lalu klik tombol Attach
10.) Proses pengiriman selesai!

Tips/etika berkirim e-mail:
# Jangan mengirim lampiran dengan size besar. Ada baiknya anda ZIP dulu file lampiran yang akan dikirim untuk memperkecil ukurannya.
# Selalu isikan Subject. Jangan biarkan kosong.
# Jangan gunakan HURUF KAPITAL secara berlebihan, karena huruf kapital memberikan kesan anda sedang BERTERIAK atau MARAH.
# Berikan salam penutup dan identitas anda dengan jelas di bagian akhir e-mail